Cobrar por WhatsApp
Pedidos por WhatsApp: que cada pedido nazca en un solo sitio
Al terminar tienes decidido dónde nace cada pedido, cómo se traslada el que llega por otro canal y qué frase usas para no perder ninguno.
Un cliente te escribe por WhatsApp a las nueve para reservar mesa. Otro te manda un mensaje directo por Instagram a las nueve y diez. Un tercero te lo dice en persona cuando pasa por la puerta. A la hora de comer no sabes quién iba primero, y el que reservó por Instagram encuentra la mesa que acaba de ocupar el que llamó por teléfono.
No es un problema de mala memoria. Es que estás llevando la misma cuenta en tres cuadernos distintos, y ningún cuaderno sabe lo que dice el otro.
Esto no es la ficha de la reserva ni la fecha del turno, de eso ya hablamos en otro artículo. Esto es más básico: cuando el pedido puede entrar por tres puertas a la vez, ¿cuál de las tres manda?
Hablar por tres sitios, contar en uno
WhatsApp, Instagram, el teléfono, la puerta de la tienda: todos sirven para hablar con el cliente, y está bien que sirvan para eso. El problema aparece cuando además intentas que sirvan para contar: para saber cuántos pedidos llevas, en qué orden llegaron y cuál va primero si dos coinciden en la misma hora.
Un canal de conversación no tiene memoria de conjunto. Tú sí te acuerdas de que el de las nueve fue antes que el de las nueve y diez, pero solo tú, y solo hasta que se te cruzan dos clientes a la vez o alguien más de tu equipo empieza a atender también. En cuanto son más de un canal o más de una persona mirando, hace falta un sitio que no sea la memoria de nadie: un sitio donde el pedido, venga por donde venga, se convierte en un número con una hora al lado.
- 1El pedido nace en un solo sitio
Un enlace, uno solo, es donde el pedido se convierte en registro: qué pide, cuándo, quién lo pide. - 2Cada pedido sale con número y hora
No hace falta que tú lo apuntes. El número se pone solo en cuanto entra, y con él se ordena todo lo demás. - 3Lo que llega por otro canal, se traslada
Si alguien te escribe por Instagram, no lo apuntas ahí: le mandas el enlace y esperas a que quede registrado antes de darlo por hecho. - 4Miras una lista, no cuatro bandejas
A las nueve de la mañana abres un sitio, no cuatro, y ahí están todos en el orden en que de verdad llegaron.
- Cuesta cero montarlo: un cuaderno o una nota en el móvil
- Funciona mientras seas tú solo y un único canal
- Se rompe en cuanto hay dos personas atendiendo o dos canales abiertos a la vez
- Cada pedido sale con número, hora y estado, lo mire quien lo mire
- Da igual por qué canal empezó la conversación: el registro es el mismo
- Cuesta montarlo una vez; después no cuesta nada por pedido
Cual elijo: Si eres tú solo y un único canal, el cuaderno aguanta y no hace falta nada más. En cuanto atiendes por dos canales a la vez, o hay más de una persona que puede decir "sí, apuntado", pasa al enlace: el cuaderno ya no puede prometer que los dos están viendo la misma cuenta.
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- Decidido el enlace único donde nace todo pedido, venga por el canal que venga
- Escrita la frase para trasladar ahí lo que entra por WhatsApp o Instagram
- Claro el punto en el que el cuaderno deja de aguantar y toca pasar al registro
- Entendido que confirmar por mensaje no cuenta si no queda apuntado en el mismo sitio que los demás pedidos
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